Verbeteren provinciale archieven
Het Utrechts Archief (HUA) beheert onder verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris de provinciale archieven vanaf de vroege negentiende eeuw. Tevens bevat de bewaarplaats de archieven van een aantal particuliere organisaties met provinciaal werkgebied. Voor 2020 staat een aantal beleidsdoelen gepland, waaronder afronding van de overbrenging van ca. 700 meter jongere provinciale archieven, verfijning van de archieftoegangen en het opstellen van een actueel acquisitieprofiel voor particuliere archieven.

Toezicht op het (digitaal) informatiebeheer
De provinciearchivaris voert als toezichthouder een cyclus van nulmetingen (inspecties) uit in de provinciale organisatie, die doorloopt in 2020. Parallel hieraan werkt de provinciearchivaris samen met specialisten binnen de I-Opgave, aan o.a. verankering van het wettelijk ‘strategisch informatieoverleg’ (SIO), actualisering van de provinciale regelgeving voor informatiebeheer en rechtmatige vernietiging van dossiers. Tevens begeleidt HUA vanaf najaar 2019 een onderzoek naar de impact van de Omgevingswet op het informatiebeheer van de overheidsorganen in de regio Utrecht, waaronder de provincie.
De provinciearchivaris is tevens wettelijk toezichthouder voor het informatiebeheer bij de samenwerkingsverbanden van de provincie, waaronder de RUD Utrecht, Recreatie Midden-Nederland, Regio Randstad (Huis van de Nederlandse Provincies) en BIJ12. In 2020 werkt HUA verder aan duurzame verankering van het toezicht op deze partijen.

Ingebruikname van de digitale archiefbewaarplaats (e-Depot)
Onder het programma ‘Samenwerken en dossiers’ van de provinciale I-Opgave is een project opgezet om als provincie aan te sluiten op het e-Depot van het Nationaal Archief en HUA. Dit beleidsdoel is tevens in het werkplan van HUA voor de provincie opgenomen in 2020. In 2019 is reeds het eerste digitale archiefbestand bij de provincie geselecteerd, dat in de loop van 2020 moet worden overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats. Hierop volgen het beleggen van verdere overbrengingen in de lijnorganisatie en positionering van het e-Depot binnen de provinciale informatiearchitectuur.

Beoogd resultaat 2020

• De overbrenging en toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoet aan de wettelijke vereisten.
• De aansluiting op het e-Depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is gereed voor gebruik. Het eerste digitale archiefbestand van de provincie is overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats.
• De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie is verbeterd, concreet: het strategisch informatieoverleg (SIO) is ingesteld, de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd en het proces voor rechtmatige vernietiging van dossiers is weer in werking.
• Het toezicht op samenwerkingsverbanden van de provincie is sterker verankerd door getroffen samenwerkingsovereenkomsten van HUA met deze partijen.