1. Organisatieontwikkeling
Onze omgeving vraagt een organisatie die snel en flexibel inspeelt  bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken en opgaven. In 2020 gaan we door op de ingeslagen weg zoals vastgelegd in “Utrecht opgavegericht, eigenaarschap en verantwoordelijkheid”. Wij richten ons op een flexibele, vitale organisatie waar de maatschappelijke opgaven leidend zijn.

De organisatieontwikkeling krijgt mede vorm door het eerder genoemde verbeterprogramma voor de bedrijfsvoering. Omdat dit programma vanaf medio 2020 wordt uitgevoerd, na het formuleren van de opdracht, het uitvoeren van een (impact)analyse en het maken van een of meerdere businesscases, is het opgenomen in de lijst met “nader uit te werken voorstellen”.  

2. Investeren in de HR-functie
Het coalitieakkoord heeft een stevige doorwerking op de personele kant. Zo  moet er voldoende HR capaciteit zijn om de beoogde groei van de organisatie te faciliteren. Naast de formatie groei is ook de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers essentieel. Om ervoor te zorgen dat de talenten van medewerkers optimaal worden benut én de juiste medewerker op de juiste plek zit, wordt het instrument van de strategische personeelsplanning (SPP) de komende jaren voortvarend ter hand genomen. Om een en ander mogelijk te maken wordt de HR-functie zodanig versterkt dat deze als “motor” voor deze ontwikkeling kan dienen.

De provinciale organisatie wil een afspiegeling zijn van de samenleving, daarom gaan we door met het werven van trainees en stagiaires. Dat geldt ook voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, voor hen bieden we participatiebanen aan.

3. Informatievoorziening
Ontwikkelingen als digitalisering, automatisering en dataficering hebben grote gevolgen voor de manier waarop de samenleving en daarmee ook de overheid is ingericht. De komende tijd liggen er opgaven en kansen voor de provincies om de ontwikkelingen op digitaal vlak gezamenlijk bij te houden, gestandaardiseerd door te voeren en uiteindelijk middelen vrij te maken om op langere termijn de financiering van investeringen voor data en innovatie te dekken. Hiervoor werken provincies in vier sporen samen aan de uitvoeringsagenda voor de Digitale Transformatie 2023 (IDA 2.0).

In 2020  werken wij verder aan de nieuwe rol van de provincie in het datalandschap. Hierin trekken we op met  kennisinstellingen (onder meer Hogeschool Utrecht, Universiteit Utrecht, KNMI en RIVM). De provincie schroeft ook de samenwerking op met de partners zoals het RIVM in projecten zoals de snuffelfiets en sensoren in mobiliteit en ecologie, waarbij techniek ons helpt om slimmer te sturen.

In 2019 is de uitwerking van de door PS vastgestelde Roadmap Slimcity 2025 gestart. Deze wordt vervolgd in 2020. Thema’s als digitale dossiers, data analyse, opgavegerichtheid en digitale dienstverlening worden daar van handen en voeten voorzien. Daarnaast blijven we werken aan de digitalisering van onze dienstverlening en bedrijfsprocessen. Het inzetten van standaard componenten ten behoeve hiervan blijft een belangrijk vertrekpunt.

De Wet Open Overheid (WOO) komt er aan en die heeft consequenties voor de vragen van met name de burger die wij als provincie moeten kunnen beantwoorden. Met andere provincies werken we aan een betere ontsluiting van dossiers voor bijvoorbeeld de Omgevingswet, maar ook voor grote projecten in de bouw.

4. Informatieveiligheid en privacy
De provincie Utrecht verwerkt persoonsgegevens op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De functionaris voor gegevensbescherming van de provincie Utrecht rapporteert 1 keer per jaar over de naleving van de AVG.
De provincie Utrecht geeft uitvoering aan de verbetering van informatieveiligheid, toewerkend naar een ISO27001 certificering, een wereldwijd erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging. Hierover wordt eveneens gerapporteerd.  

5. Versterken van de juridische functie
In het coalitieakkoord is het juridisch op orde brengen van de organisatie expliciet genoemd. In 2020 wordt daarom verder gewerkt  aan het traject dat in 2019 is gestart om de juridische functie in de organisatie te versterken. Hierbij kan in ieder geval worden gedacht aan:

• Betere borging van juridisch advies en control in de werkprocessen (onder andere tijdig inschakelen juridische expertise en rol van het advies in de besluitvormingsketen).
• Bevorderen van juridische awareness en kennis bij de medewerkers (introductie, scholing).
• Betere benutting van de juridische expertise die binnen de organisatie aanwezig is (versterking juridisch netwerk).

6. Versterken van de financiële functie
In het coalitieakkoord ‘‘Nieuwe energie voor Utrecht’’ wordt specifiek stilgestaan bij het versterken van de financiële en controlfunctie binnen de provincie Utrecht. Het versterken van de financiële functie moet leiden tot een betere verantwoording van uitgaven en tot inzichtelijke integrale (management)informatie, waarmee tijdig gestuurd kan worden. In 2020 gaan we de ontstane achterstand bij het vaststellen van de jaarrekeningen wegwerken. Ook wordt richting de Kadernota een voorstel gedaan tot aanpassing van de doelenboom en worden eerste uitwerkingen gegeven aan de wens de begroting en rapportages meer inzichtelijk te maken voor de staten en derden.

Met ingang van 2020 gaan we de Voorjaarsnota en de Najaarsnota samenvoegen tot één ‘Zomernota’. Deze nota wordt in de eerste vergadering na het zomerreces aan Provinciale Staten aangeboden. De Zomernota biedt naast efficiency in het planning & controlproces, Provinciale Staten een tijdiger mogelijkheid om bij te sturen.

7. Huisvesting
Het huurcontract met één van de huurders in het Huis voor de provincie, loopt af op 31 december 2019. De aan hen toebehorende vergader- en parkeervoorzieningen komen vrij per 1 januari 2020.   

Het vertrek van deze  huurder geeft de provincie de gelegenheid de beschikbare kantoorruimte in het Huis voor de provincie opnieuw in te delen, om zo tot een verdeling van de beschikbare voorzieningen te komen die meer recht doet aan de verander(en)de behoeften van de provincie en haar huurders.
Gekeken wordt of de betreffende verdiepingen (deels) kunnen worden verhuurd aan de al zittende externe partijen. De provincie wil een extra verdieping in gebruik gaan nemen o.a. om de groei van de provinciale organisatie op te vangen.

8. Duurzaamheid
Uiterlijk in 2020 moet 10% van het provinciale inkoopbudget circulair aanbesteed worden, dit conform de overeenkomst die gezamenlijk met de Economic Board Utrecht (EBU) en de gemeenten Utrecht, Amersfoort en Woerden is gesloten.

De in de voorgaande colleges vastgestelde ambities betreffende het streven naar labelverbeteringen van de provinciale gebouwen zijn ondergebracht in de concernopgave Verduurzaming provinciaal vastgoed. Binnen deze concernopgave worden de doelstellingen uit het Klimaatakkoord, de vernieuwde wet- en regelgeving en de ambities uit het coalitieakkoord vertaald naar toepasbare maatregelen binnen ons provinciaal vastgoed. Het streven is een reductie van de CO2 uitstoot van 49% in 2030 ten opzichte van 1990. De eerste stappen, labelverbetering, toepassing van LED verlichting, toepassing van PV panelen en bouwfysisch onderzoek zijn genomen of worden in 2020 uitgevoerd. Omdat nog niet duidelijk is welke stappen er wat betreft verduurzaming provinciaal vastgoed vanaf 2021 gezet kunnen worden, is dit onderwerp opgenomen in de lijst ‘nog nader uit te werken voorstellen’.